Case Study: Organisation Projekteinkauf bei Hersteller von medizinischen Geräten.

Kunde / Ausgangssituation

Uns beauftragte ein Hersteller von medizintechnischen Geräten, bei dem Produktlinieneinkauf im Produktionswerk ohne Zusammenarbeit mit der Konzernzentrale stattfand und Projekteinkauf nicht organisiert war. Es war bereits zuvor ein Beratungsunternehmen mit der Analyse der Situation beauftragt worden, so dass unsere Aufgabe in der interimistischen Leitung des Einkaufs und der Umsetzung neuer Strukturen bestand.

Problem

Es musste ein schlankes Prozessmodell für den Einkauf entwickelt werden, das sicherstellt, dass die Kosten für den Bereich unterproportional zum Umsatzwachstum steigen („lean admin“), und der Einkauf musste entsprechend neu aufgestellt werden.

Lösung

Nach der Analyse der Ist-Prozesse wurden bereichsübergreifend Soll-Prozesse erarbeitet. Mit der Implementierung haben wir eine neue, Produktlinien-übergreifende Einkaufsorganisation (Category Management, Projekteinkauf, Lieferantenentwicklung) geschaffen.

Die Beschaffungsfunktion wurde zurück in den Produktionsbereich (Logistik) delegiert, so dass der Einkauf sich verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren konnte. Gegen den anfänglichen Widerstand von Mitarbeitern im Werk konnte durch konstruktiven Austausch in gemeinsamen Workshops der Konzerneinkauf eingebunden und mit dem gemeinschaftlichen Ansatz Mehrwert geschaffen werden.

Die Implementierung neuer Prozesse wurde durch Mitarbeiterentwicklung begleitet: Hier haben wir Soll-Profile erstellt und den Ist-Profilen gegenübergestellt, so dass durch die Gap-Analyse klare Maßnahmen abgeleitet werden konnten. Diese Maßnahmen waren etwa ein Aus- und Weiterbildungsprogramm für Mitarbeiter, die Versetzung von grundsätzlich nicht geeigneten Mitarbeitern in die Logistik und die Einstellung neuer Mitarbeiter als Ergänzung für das Category Management bzw. den Projekteinkauf. Auch bei der Suche nach einem Einkaufsleiter in Festanstellung haben wir den Kunden aktiv unterstützt.

Ergebnis

Nach Abschluss des Projektes formte eine funktionierende Organisation mit größtenteils motivierten Mitarbeitern einen effizienten Einkauf, der höhere Akzeptanz im Konzern genoss. Für das Prozesshaus im Unternehmen diente diese Organisation als role model.