Digitalisierung, Vernetzung, Industrie 4.0 in Einkauf & SCM.

Zusammenfassung zum Stand der Digitalisierung in den Bereichen: Ausschreibungen, Abschlussverhandlungen, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Qualitätsmanagement, Ausgabenanalyse

Der Lehr­stuhl für Industriebetriebslehre (Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky) der Universität Würzburg führte gemeinsam mit der Professur Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Supply Chain Management, HTWK Leipzig, Prof. Dr. Holger Müller und mit den Partnern Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) und Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in Österreich (BMÖ) sowie der Allocation Network GmbH im Vorfeld der eLösungstage (14./15.3.2017) eine Studie durch, die sich mit dem aktuellen Stand der Digitalisierung in ausgewählten Bereichen von Einkauf und SCM sowie mit den zu erwartenden zukünftigen Entwicklungen beschäftigt. Das CfSM - Centrum für Supply Management unterstützte die Studie.

Mit 262 Teilnehmern weist die Studie eine erfreuliche Größenordnung auf, die im Vergleich zu vielen Untersuchungen in diesem Bereich aussagekräftige und recht repräsentative Ergebnisse erlaubt. Rund zwei Drittel der Teilnehmer vertreten Industrieunternehmen, etwa ein Fünftel Dienstleister, für die auch – im Gegensatz zu den in geringerem Umfang vertretenen Teilnehmer aus dem Handel und dem öffentlichen Bereich – jeweils gesondert Auswertungen vorgenommen wurden. Die Teilnehmer teilen sich etwa je zur Hälfte auf Organisationen mit mehr (Großunternehmen – GU) bzw. weniger (KMU) als 2.000 Mitarbeiter auf. Angegeben werden im Folgenden, soweit nicht anders angemerkt, die Mittelwerte der Antworten, wobei teilweise größere Varianzen zu beachten sind. Zudem werden in dieser Zusammenfassung nicht alle erhobenen und in der Detailauswertung dokumentierten Fragen angesprochen.

Ausschreibungen
Bei der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen zur Vorbereitung von Ausschreibungen nutzen fast 63% primär traditionelle Medien wie Papier und E-Mail oder stimmen sich mündlich ab. Knapp ein Viertel nutzen hierfür Funktionalitäten von ERP-Systemen, KMU tun dies intensiver als GU. Nur gut ein Zehntel setzen dezidierte Kollaborationstools ein, wobei GU hier mit 15% deutlich vor KMU (knapp 8%) liegen; Dienstleister liegen bei fast 20%. Der Versand von Ausschreibungsunterlagen und der Eingang von Angeboten wird mit rund 62% noch primär per Fax, E-Mail u.Ä. abgewickelt. Gut 14% setzen einen Versand direkt aus dem ERP-System ein, wobei die Angebote noch per Fax, E-Mail u.Ä. eingehen. Verschiedene Formen von Ausschreibungstools nutzen rund 23% der Befragten. Wenig überraschend sind nur 1,1% sehr zufrieden und kaum 15% zufrieden mit dem Stand der Digitalisierung der Ausschreibungsprozesse, wohingegen 36% unzufrieden und 8,4% sehr unzufrieden hiermit sind. Dabei ist die Unzufriedenheit in der Industrie und den KMU ausgeprägter. Hoffen lässt, dass nur rund 5% hier keine Änderungen planen, ein gutes Viertel zumindest grobe Ideen hierfür entwickelt haben und alle anderen bereits über Pläne verfügen oder diese umsetzen.

Abschlussverhandlungen
Bei finalen Vertragsverhandlungen geben nahezu 92% an, diese bilateral (ohne Einsatz von E-Tools) durchzuführen. Unter den Nutzern von E-Auktionen gibt es eine hohe Varianz hinsichtlich der absoluten Anzahl durchgeführter Auktionen pro Jahr. Diese werden primär und etwa gleich häufig für direktes (knapp 32%) sowie indirektes Material und Dienstleistungen (knapp 40%) eingesetzt. Nur knapp ein Viertel ist mit dem Stand der Digitalisierung (sehr) zufrieden, aber über 30% (sehr) unzufrieden. Nur 19% wollen daher auch vorerst nichts an dieser Situation ändern, allerdings haben rund 35% für die Digitalisierung in diesem Bereich bisher nur grobe Ideen.

Vertragsmanagement
Für das Vertragsmanagement verwenden noch fast ein Viertel ein papierbasiertes Ablagesystem, rund 34% nutzen hierfür einen Fileserver und reichlich 40% ein dezidiertes Vertragsrepository. In den Systemen werden gut drei Viertel der nationalen und 56,6% der internationalen Verträge hinterlegt. Die Systeme unterstützen zu einem großen Teil Erinnerungsfunktionen hinsichtlich des (nahenden) Ablaufs von Verträgen, jedoch seltener die Erinnerung an die Hinterlegung von Konditionen, die Eskalation bei ungeklärten Fragen oder die Weiterleitung neuer Bedingungen an die jeweilige Fachabteilung. Zufriedenheit und Unzufriedenheit mit den eingesetzten Systemen halten sich in etwa die Waage (je rund 30%). Eine Weiterentwicklung der digitalen Lösungen in diesem Bereich beabsichtigen die meisten Unternehmen, wobei knapp ein Viertel hierzu erst grobe Ideen haben und etwa ein Fünftel keine Änderungen beabsichtigt. Bei der Vertragsgenerierung setzen nur knapp 18% ein E-Tool ein. Genutzt werden vor allem Klauselbaukästen, wohingegen die Unterstützung der Elektronischen Signatur für die beiden Vertragspartner eher gering ausgeprägt ist. Entsprechend sind um 43% mit diesem Stand unzufrieden und nur etwa 19% zufrieden. Mehr als ein Viertel der Befragten sehen hier kurzfristig keine Veränderungen, ein gutes Drittel haben hierfür lediglich grobe Pläne, alle anderen haben dagegen mehr oder weniger konkrete Schritte zur weiteren Digitalisierung in diesem Bereich eingeleitet.

Lieferantenmanagement
Über ein Web-basiertes Portal für die Lieferantenselbstregistrierung/-bewerbung verfügen lediglich 37% der Befragten; hier hinken insbesondere KMU (23,1%) deutlich hinter den GU zurück. Bei den Nutzern eines solchen Portals registrierten sich ungefähr die Hälfte aller Lieferanten auf diese Weise, was bereits deutliche Effizienzgewinne mit sich bringen dürfte, jedoch noch klar steigerungsfähig erscheint. KMU liegen hier mit einem guten Drittel zurück. Die bereitgestellten Funktionalitäten sind recht vielfältig. Eher seltener besteht die Möglichkeit zur Hinterlegung von Daten zur  technischen/maschinellen Ausstattung und zur Hinterlegung von Eskalationspfaden für Problemsituationen. Trotz der Funktionsvielfalt überwiegt die Unzufriedenheit mit dem Stand der IT-Unterstützung in diesem Bereich und von den meisten Unternehmen sind weitere Entwicklungsschritte geplant.

Qualitäts- und Kollaborationsmanagement
Gut 60% der Befragten geben an, dass sie mit über 90% ihrer Lieferanten per Telefon, Fax oder telefonisch kommunizieren, wenn es um Fragen des Qualitätsmanagements geht. Im Mittel wird dieser traditionelle Kommunikationsweg in gut drei Viertel der Fälle gewählt. E-Tools werden folglich nur in knapp einem Viertel der Fälle eingesetzt. Lediglich gut 5% nutzen E-Tools, die einen strukturierten Prozess mit Erledigungskontrolle vorsehen, für mehr als 90% der Lieferanten. Es ist daher nicht verwunderlich, dass über ein Drittel mit dem diesbezüglichen Stand der Digitalisierung unzufrieden bzw. zu knapp 9% sehr unzufrieden sind. Lediglich gut 14% sind zufrieden und kaum jemand sehr zufrieden. Hinsichtlich erwarteter Entwicklungen in den nächsten drei Jahren sehen ein Fünftel der Teilnehmer keine Veränderungen, reichlich ein Drittel haben erste Ideen, ein knappes Viertel grobe und nur gut 14% konkrete Pläne; die wenigsten (5,3%) setzen diese bereits um. Eine Kollaboration mit Lieferanten wird außerhalb des Qualitätsmanagements nur in geringfügigem Ausmaß erwartet. Hinsichtlich Neuproduktentwicklungen zu knapp zwei Dritteln in geringem Maße bzw. kaum und nur
zu gut einem Zehntel in größerem Umfang. Für Wertanalysen bei bestehenden Produkten u.Ä. wird dies lediglich geringfügig stärker erwartet. Bereits umgesetzt haben derartige IT-gestützte Kollaborationsformen bisher nicht einmal 2% der Befragten. Eine allgemeine Zusammenarbeit über virtuelle Räume wird dagegen etwas positiver gesehen: Ein Drittel gehen hier von einer starken oder sehr starken zukünftigen Nutzung aus, aber über 40% sehen dies eher in geringfügigem Ausmaß. Umgesetzt ist dies bisher kaum (2,8%) bei den Antwortenden. Diese Einschätzungen stehen im Kontrast zur eingeschätzten Bedeutung der Kollaboration mit Lieferanten: Über die Hälfte der Befragten schätzen diese zukünftig als strategische Kernkompetenz ein und knapp 45%
als Kernelement der Industrie 4.0-Strategie (Bewertungen jeweils ‚stark‘ oder ‚sehr stark‘). Geringe Zustimmung gibt es für die These, dass der (marktorientierte) strategische Einkauf zunehmend IT-getrieben bzw. digital umgesetzt werden würde. Konsequenterweise erwartet man, dass das Agieren am Beschaffungsmarkt weiterhin eine durch den Einkäufer ausgeführte Tätigkeit bleibt und die IT hierfür lediglich Unterstützung bietet. Viele Teilnehmer sehen, dass sich die Qualifikationsanforderungen wandeln. Hier sagen gut 44%, dass die geforderte Koordinations- und Kollaborationskompetenz die benötigte Prozesskompetenz (‚stark‘/‚sehr stark‘) dominieren werden. Allerdings bestätigt ein Viertel der Antworten dies nicht.

Messung von Savings / Cost Avoidance
Bei der Messung erreichter Einsparungen und vermiedener Kosten(steigerungen) dominiert der Vergleich des final vereinbarten (Vergabe-)Preises in Relation zum (initialen) Angebotspreis (84%), gefolgt vom Jahresvergleich des Durchschnittspreises (~73%) und dem Vergleich zum budgetierten Preis (~72%); rund 60% nehmen einen Jahresvergleich von Stichtagspreisen vor. Die Cost Avoidance wird bei Wertanalysen (intern wie gemeinsam mit Lieferanten) in jeweils rund 54% der Fälle ausgewiesen. Die Hälfte der Unternehmen berechnen Kostenerhöhungen aufgrund eingetretener, unerwarteter Risiken und etwa 60% aufgrund von Bedarfs-/Einkaufsmengenänderungen. Eine Kostenvermeidung aufgrund von elektronischen Ausschreibungen weisen lediglich gut 30% und im Nachgang von E-Auktionen nur rund 23% aus. E-Tools kommen vor allem bei Jahresvergleich der Durchschnittspreise (~17%) sowie der Stichtagspreise (gut 13%), dem Budgetpreisvergleich (13%) und dem Vergleich Vergabepreis zu Angebotspreis (~12%) zum Einsatz, was recht niedrige Nutzungsquoten sind.

Quellenangabe: http://www.cfsm.de/studien/digitalisierung-vernetzung-industrie-40-in-einkauf-scm-heute-und-morgen/