Einkauf von Anlagen & Maschinen

Der Einkauf von Anlagen und Maschinen beeinflusst das Unternehmensergebnis über Jahre und gehört zu einer der anspruchsvollsten Aufgaben des Einkaufs. Ein Early Involvement der Einkaufsabteilung ist daher ab der Bedarfsmeldung von großer Bedeutung um einen qualitativen source-to-order Prozess sicherzustellen. Der Einkauf ist hierbei Werttreiber und setzt frühzeitig wirkungsvolle Akzente. Wir unterstützen hier als Beschaffungsdienstleister mit unseren erfahrenen Einkäufern für Anlagen und Maschinen oder auch in der Einkaufsrevision.

Herausforderungen im Beschaffungsprozess

Der genau definierte Verwendungszweck ist für die Auswahl und Beschaffung von Anlagen und Maschinen von großer Bedeutung. Eine Gefährdungsbeurteilung muss im Beschaffungsprozess mit betrachtet werden. In der Darstellung eines vereinfachten Beschaffungsablaufs bedeutet das ein qualitatives Ermitteln des Bedarfs und ein Erstellen des Anforderungsprofils bevor die Maschinen- und Lieferantenauswahl beginnen kann. Weitere kritische Pfade sind das Erteilen eines Auftrages zur Lieferung und Montage der Anlage sowie das Bereitstellen.

Bedarfsermittlung und Anforderungsprofil

Als Beschaffungsdienstleister verarbeiten wir im ersten Schritt Hinweise von internen Stakeholdern, ermitteln die rechtlichen Anforderungen, geben Aufschluss über Branchenvergleiche, klären die rechtlichen Anforderungen und leiten die Arbeitsschutzmaßnahmen ab. In der Bedarfsermittlung von Anlagen und Maschinen werden die Arbeitsaufgaben und Umgebungs- sowie Aufstellungsbedingungen eruiert. Weitere Infrastrukturprüfungen, Prozess- und Wartungsbedingungen runden ein Bedarfsermittlung ab. Die daraus entstehenden Sicherheitsanforderungen sind ebenfalls Bestandteil des finalen Anforderungsprofils. Im Einkauf von Anlagen und Maschinen müssen auch Komptenzen und Qualifizierung der beteiligten Mitarbeiter plausibel hinterfragt werden.

Maschinenauswahl und Qualifizierung des richtigen Lieferanten

Unsere sehr erfahrenen technischen Einkäufer bewerten auf Basis des Anforderungsprofils zusammen mit Ihrer Fachabteilung die ausführliche Lieferantenbeschreibung der Maschine, prüfen die benötigten technischen Dokumentationen und Leistungs- sowie Lieferumfänge, stellen die bestimmungsgemäße Verwendung fest und ziehen Rückschlüsse auf Instandhaltung und Wartung, leiten erforderliche Prüfungen und Maßnahmen für die Installation ab und weisen auf Restgefahren hin.

Auftragserteilung und Bereitstellen der Maschine

Vor Erteilung der Beauftragung tragen unsere Einkäufer dazu bei, dass die notwendigen Planungsleistungen vertraglich geregelt sind und auch während des Projektverlaufs innerhalb des Terminplans getrackt werden. In Absprache mit Ihrer Einkaufsorganisation besprechen wir mit den Lieferanten die für eine Beauftragung notwenig auszuführenden Sicherheitsaspekte bei verschiedenen Ausstattungsvarianten, regeln die Annahme der Lieferung sowie Umfang und Form der Dokumentation in Verhandlungen. Ein kritischer Verhandlungspunkt ist die Montage, Aufstellung und Einbindung in bestehende Anlagen. Das Durchführen von Prüfungen und Erprobungen beim Lieferanten ist bei komplexen Anlagen sinnvoll. Des Weiteren müssen vor einer Beauftragung die Qualifizierung des Bedienpersonals und der entsprechende Schulungsumfang festgestellt werden und eine Analyse der Ersatzteile und des Wartungsvertrages erfolgen.

Bereitstellung von Anlagen und Maschinen

Das Bereitstellen von Anlagen und Maschinen führt auch zur Frage, welche bauseitigen Leistungen bei der Maschinenaufstellung zu beachten sind. So sind im Vorfeld etwaige Fundamentarbeiten zu prüfen, Montagezugänge und Sicherheitsabstände zu bilden sowie eine Energiezuführung sicher zu stellen. Bei Maschinen, deren Sicherheit von den Montagebedingungen abhängt und bei überwachungsbedürftigen Anlagen ist nach der Montage und vor der ersten Inbetriebnahme eine Prüfung durch eine befähigte Person oder Stelle notwenig. Unsere CapEx Einkäufer wissen um viele Fallstricke und verhindern somit Behinderungsanzeigen und Nachträge. Auf Wunsch begleiten wir als Beschaffungsdienstleister oder Revisor den gesamten Beschaffungsprozess bis zur mängelfreien Abnahme. Diese fordert die Überprüfung der Maßnahmenwirksamkeit unter Berücksichtigung der Arbeitsumgebeung und der tatsächlichen Ausführung der Maschine sowie die Dokumentation der Ergebnisse der Gefährungsbeurteilung für diese Maschinen sowie Festlegungen zu Instandhaltung und Prüfungen. Sämtliche erforderlichen Anweisungen müssen erstellt sein und die Qualifizierung und Einarbeitung der Betreiber abgeschlossen sein.

Was wir für Sie tun können

  • Begleitung und Durchführung von Ausschreibungsprozessen

  • Erarbeiten und Umsetzen von Einkaufsstrategien

  • Einkauf von Anlagen und Maschinen

  • Category Management Services

  • Interimsleitung Einkauf

  • Kostentreiberanalysen

  • Länder- und Regionenanalysen

  • Lieferantenmarktanalysen

  • Nachtragsmanagement

  • Risk Assessment

  • Preistrends & Forecasts

  • Projekteinkauf

  • Projektleitung/ Einkaufsrevision

  • Projektspezifisches Research

  • Prozessoptimierung im Einkauf

  • Planung, Strukturierung und Umsetzung

  • Verhandlungen und Vertragsgestaltung

  • Einkaufscontrolling und -tracking